Si no sabes por qué reunirte, y cómo tener reuniones eficaces , aquí te propongo unos sencillos recursos que te ayudarán a tener reuniones eficaces.
Recursos para una buen reunión
¿Cómo ponerlo en práctica?
Recursos que te ayudarán a organizar reuniones eficaces, para que no se conviertan en ladrones de tiempo pero que, sobre todo, ayuden a conseguir los objetivos de la empresa.
1) MODELO DE CONVOCATORIA DE REUNIÓN
Convoca: (Nombre del convocante)
Objetivo de la reunión: Describir muy brevemente cuál es el o los objetivos de la reunión
Fecha:
Hora de inicio:
Duración:
Asisten:
- Nombre 1
- Nombre 2
- Nombre 3
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- Nombre x
Orden del día
1.- (duración) primer punto 2.- (duración) segundo punto
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x.- (5 minutos) Aprobación del acta anterior por parte de los que asistieron x+1.- (duración) Ruegos y preguntas
Documentación que se aporta
- Documento 1 para todos
- Documento 2 para nombre 3
- Documento 3 para todos
- Documento x para nombre 2
RECURSOS QUE TE AYUDARÁN A PONERLO EN PRÁCTICA
RECURSOS– ¿Cómo ponerlo en práctica?
MISIÓN DE CADA ROL EN UNA REUNIÓN
Moderador o facilitador
Asegura la correcta gestión de la reunión. Crea el ritmo y se encarga de la energía del encuentro. Asegura la participación de todos y centra los problemas. Por supuesto es el garante del respeto y de la educación de la reunión. Es un participante más que debe intervenir.
Decisor
No es el que decide, es el que en un momento determinado, obliga a que se tome una decisión, porque se esté dando vueltas, no se acabe de centrar el tema, etc. usa frases como “ bueno, hasta aquí, ¿decidimos algo ya?” No olvidemos que una de los objetivos de reunirse es tomar decisiones.
Time Keeper
El más difícil. El que interrumpe, el que asegura que la reunión acabará cuando se ha dicho que acabará. Todo el mundo debe respetar esta figura, especialmente el moderador. También participa como todos los demás.
Crítico
La figura de un crítico educado es muy interesante porque hace cuestionar planteamientos predefinidos. Debe ser una crítica forzada pero inteligente para cambiar puntos de vista.
Secretario
Es un participante más, pero tiene la misión de levantar acta fiel de lo que se ha tratado en la reunión, de los acuerdos tomados y de las tareas asignadas.
